Rapportage

De rapportage biedt het bestuur het benodigde inzicht in de actuele positie en resultaten van het pensioenfonds. Daarmee is het bestuur in staat de balans van het fonds te monitoren en de juiste beslissingen te nemen op basis van de meest actuele gegevens.

Het pensioenfonds maakt contractuele afspraken met de uitvoeringsorganisatie over de frequentie, inhoud en opzet van de rapportage. Deze afspraken worden vastgelegd in een service level agreement (SLA). De afspraken worden door het fonds gemonitord door middel van prestatie-indicatoren. De prestaties worden besproken met de uitvoeringsorganisatie en de uitkomsten worden vastgelegd. De rapportage is een belangrijke schakel in de Plan-Do-Check-Act-cyclus vanuit het risicomanagement van het pensioenfonds.

Bij rapportages voor fiduciair vermogensbeheer kan gebruikgemaakt worden van de DUFAS-principes. De uitvoeringsorganisatie is ervoor verantwoordelijk dat de rapportage voldoet aan de eisen van volledigheid, juistheid, tijdigheid en relevantie. De uitvoeringsorganisatie kan de kwaliteit van de processen zichtbaar maken door middel van een ISAE 3402-verklaring.

‘When my information changes, I alter my conclusions. What do you do?’ 
John Maynard Keynes
 

Het pensioenfonds moet volledige transparantie verwachten van de uitvoerder. Het is vanuit efficiëntie-overwegingen zeer aan te raden dat het bestuur zich verdiept en uitspreekt over welke informatie, naast de verplichte informatievoorziening vanuit wet- en regelgeving, relevant is. Het voorkomt dat een bestuur zich laat overspoelen met detailinformatie die niet direct relevant is. Het bestuur moet echter ook in control zijn en indien nodig tot in detail kunnen sturen.

Het fonds kan samen met de uitvoeringsorganisatie de meest moderne digitale middelen inzetten, bijvoorbeeld Qliksense, die door middel van een digitale rapportage alle beschikbare informatie snel en toegankelijk inzichtelijk maakt. Deze informatie is online beschikbaar.

Door uit te gaan van diverse lagen van informatie kan het bestuur naar keuze de informatie benaderen van bestuurlijk tot en met detailniveau, afhankelijk van de relevantie op een bepaald moment.

Checklist uitbesteding pensioenadministratie 

Checklist uitbesteding pensioenadministratie

De kernvraag is of het pensioenfondsbestuur de uitbesteding op zorgvuldige wijze heeft geregeld. Additionele vragen, die door de interne toezichthouders aan het bestuur gesteld kunnen worden, kunnen zijn:

• Op welke wijze heeft het bestuur gecontroleerd dat de werkzaamheden van de uitvoeringsorganisatie aansluit op de door DNB uitgevaardigde Beleidsregel uitbesteding?
• Is er sprake van een uitvoeringsovereenkomst?
• Op welke wijze heeft het bestuur gecontroleerd dat de uitvoering inclusief communicatie voldoet aan alle wettelijke kaders?
• Heeft het bestuur gecontroleerd dat de uitvoerder alle relevante wetswijzigingen heeft geïmplementeerd?
• Heeft het bestuur gecontroleerd en laten vastleggen dat de uitvoeringsorganisatie werkt aan de hand van organisatieprocessen en dat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de uitvoerder zijn vastgelegd?
• Heeft het bestuur het governancemodel van de uitvoerder beoordeeld?
• Heeft het bestuur het compliancemodel van de uitvoerder beoordeeld?
• Werkt de uitvoerder met een model risicobeheersing? Zo ja, zijn de afspraken vastgelegd?
• Heeft het bestuur zich laten informeren of de diensten en processen onder de scope van ISAE 3402 vallen? Is het bestuur op de hoogte welke processen er niet onder de ISAE 3402 scope vallen?
• Zijn de management letters met het bestuur besproken? Zo ja, zijn de aan de hand daarvan gemaakte afspraken vastgelegd en vindt daarover rapportage plaats?
• Verzorgt de uitvoerder een SLA-rapportage en heeft het bestuur de gemaakte afspraken aan de hand van deze rapportage laten vastleggen?
• Zijn de werkzaamheden van de adviserend en certificerend actuaris bij verschillende personen belegd? Zijn de afspraken met betrekking tot deze verdeling van werkzaamheden vastgelegd in een overeenkomst?
• Zijn de afspraken met de accountant vastgelegd in een overeenkomst?
• Vindt er een klanttevredenheidsonderzoek onder de deelnemers plaats?

Download de Checklist Uitbesteding Pensioenadministratie.
Opgesteld naar aanleiding van de Toolkit Governance Pensioenfondsen 2014 (herzien in 2019).

Checklist uitbesteding vermogensbeheer

Uitbesteding van taken bij een pensioenfonds kent vele vormen. Voor bestuursleden is het van belang de afspraken over uitbesteding helder te formuleren en toe te zien op naleving. Voor de interne toezichthouder is het zaak na te gaan of de afspraken zorgvuldig zijn geformuleerd en worden nageleefd. Het betreft in concreto de gehele of gedeeltelijke uitbesteding van vermogensbeheer, administratie, automatisering, risicoherverzekering en/of bestuursondersteuning.

De mate van uitbesteding van activiteiten behoort tot de unieke kenmerken van een pensioenfonds. De omvang van het vermogen, de fase waarin het pensioenfonds verkeert, recent opgericht of al lang actief, de omvang en de capaciteit van de eigen organisatie zijn in meer of mindere mate bepalend voor de behoefte aan of noodzaak tot uitbesteding. In de praktijk is uitbesteding van het beheer van het vermogen aan daarin gespecialiseerde dienstverleners gemeengoed geworden. De eis tot behalen van voldoende rendementen enerzijds en de toegenomen complexiteit en reikwijdte van de beleggingsinstrumenten anderzijds zijn daarbij de belangrijkste drijfveren.

Pensioenfondsen zijn en blijven - zoals alle andere organisaties, die activiteiten uitbesteden - uiteindelijk verantwoordelijk voor de gang van zaken. De uitbestede activiteiten kunnen invloed hebben op de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving. Op niveau van de accountantscontrole kennen wij in Nederland de Richtlijn voor Accountantscontrole (RAC- 402). Veel gebruikt is ook de Statement on Auditing Standards (ISAE 3402). Het gebruik van deze instrumenten neemt toe nu pensioenfondsen meer inzicht wensen in de interne procesbeheersing van de uitbestede activiteiten.

De ‘Beleidsregel Uitbesteding Pensioenfondsen’ van DNB stelt dat een pensioenfonds altijd inzicht moet hebben in de wijze van uitvoering en de daarbij getroffen beheersmaatregelen. Naar believen kan (een deel van de) controle op het vermogensbeheer uitbesteed worden aan de custodian, dat wil zeggen aan de bank waar de bewaarneming van een groot deel van de vermogenstitels is ondergebracht. Door de custody functie te scheiden van het vermogens-beheer is de custodian in staat onafhankelijk te rapporteren over de activiteiten van de vermogensbeheerder(s).

Vragen in dit verband zijn:

• Besteedt het pensioenfonds activiteiten uit aan dienstverleners?
• Hoe beheerst het bestuur de uitbestede activiteiten? Welke maatregelen heeft het bestuur getroffen om ‘in control’ te blijven?
• Zijn de wederzijdse afspraken met de verschillende dienstverleners vastgelegd in Service Level Agreements?
• Voldoet de accountantscontrole van de dienstverlenende instelling aan de RAC-402 richtlijn of aan de ISAE 3402 standaard?

Vermogensbeheer kan in eigen beheer worden uitgevoerd of (deels) worden uitbesteed. Hierbij kunnen de volgende vragen worden gesteld:

• Op grond van welke criteria selecteert het pensioenfonds de vermogensbeheerder(s)?
• Welke benchmarks zijn gekozen?
• Welke motivatie ligt daaraan ten grondslag?
• Welke mandaten zijn afgegeven?
• Zijn gedrags- en intergriteitscodes bekend en hoe worden die opgevolgd?
• Welke controlepunten zijn vastgesteld en wie is de controlerende partij?
• Wie neemt wanneer correctieve actie wanneer de vermogensbeheer (delen van) het mandaat overschrijdt?
• Hoe en waar zijn correctieve acties vastgelegd in procedures of overeenkomsten?
• Hoe snel kan het contract worden beëindigd en tegen welke kosten?
• Bij uitbesteding: hoe is de onpartijdigheid van de controlerende partij gewaarborgd?
• Op grond van welke rapportages controleert het bestuur de verrichtingen van de vermogensbeheerder en hoe wordt dat vastgelegd? 
• Wie rapporteert aan het bestuur en met welke frequentie?
• Is alles goed vastgelegd?

Pensioenfondsen besteden custody niet uit, maar kopen deze dienst in. Bij inkoop passen de gelijke vragen als hierboven weergegeven. Kern is steeds dat de intern toezichthouder het bestuur kritisch bevraagt waar het stuur- en controlemiddelen betreft. Heeft het bestuur voldoende van deze middelen om ‘in control’ te zijn en te blijven. Stuurt men op grond daarvan ook adequaat bij?)

Controles kunnen plaatsvinden op de volgende punten:

• Totaal belegd vermogen
• Concentratie/spreiding van de beleggingen
• Maatschappelijke verantwoording
• Beleggingscriteria
• Marktkapitalisatie
• Valuta-exposure en valuta-termijnaffaires
• Opties en futures
• Kwaliteit van de debiteuren
• Renterisico
• Allocatie
• Liquiditeit
• Gekozen benchmark
• Corporate governance richtlijnen en maatschappelijke verankering
• Beleggingscriteria

Download de Checklist Uitbesteding Vermogensbeheer.
Opgesteld naar aanleiding van de Toolkit Governance Pensioenfondsen 2014 (herzien in 2019).