Geschiktheid

Een persoon die het beleid van een pensioenfonds gaat bepalen (bijvoorbeeld een dagelijks bestuurder) of medebepalen (bijvoorbeeld een intern toezichthouder), dient voorafgaand aan de benoeming te worden getoetst op geschiktheid en betrouwbaarheid. Daarnaast moet een pensioenfondsbestuur zorgen voor geschiktheid, complementariteit, diversiteit en continuïteit binnen het bestuur.

Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur dat een kandidaat aan de gestelde eisen voldoet. Allereerst dient daarom een geschiktheids- en betrouwbaarheidstoetsing door het bestuur zelf plaats te vinden. De profielschets dient daarvoor als startpunt. Vervolgens vindt toetsing door De Nederlandsche Bank (DNB) plaats. Daarbij is uitgangspunt de Beleidsregel geschiktheid van Autoriteit Financiële Markten (AFM) en DNB.

De benoeming kan geen doorgang vinden als de betrokken persoon niet positief getoetst wordt door DNB; een dergelijke benoeming is nietig. In het kader van een voorgenomen benoeming dient het bestuur een meldingsformulier bij DNB in te dienen, op grond waarvan DNB kan beoordelen of de voorgestelde (mede)beleidsbepaler geschikt wordt geacht. De onderbouwing van de geschiktheid is daarbij van essentieel belang.

Het criterium geschiktheid omvat kennis (wat je weet), vaardigheden (wat je kan) en professioneel gedrag (wat je doet). Ook de vraag of de kandidaat voldoende tijd beschikbaar heeft om de functie goed te kunnen vervullen, valt onder het criterium geschiktheid.
Een (mede)beleidsbepaler wordt geschikt geacht indien hij beschikt over de kennis, de vaardigheden en het professioneel gedrag die vereist zijn in verband met de uitoefening van de functie. De geschiktheid blijkt in ieder geval uit de opleiding, werkervaring, vaardigheden en de doorlopende toepassing hiervan.

‘Benoeming kan geen doorgang vinden als de betrokken persoon niet positief getoetst wordt door DNB.’

De Beleidsregel geschiktheid geeft een – niet-limitatieve – opsomming van relevante vaardigheden: authenticiteit, besluitvaardigheid, communicatief vermogen, helikopterzicht en oordeelsvorming, klant- en kwaliteitsgericht, leiderschap, loyaliteit, omgevingssensitiviteit, onafhankelijkheid, onderhandelingsvaardigheid, overtuigingskracht, samenwerkingsvermogen, strategische sturing, stressbestendigheid, verantwoordelijkheid en (indien van toepassing) voorzittersvaardigheid.
(Mede)beleidsbepalers dienen met betrekking tot de volgende onderwerpen geschikt te zijn:

• bestuur, organisatie en communicatie, waaronder het aansturen van processen, taakgebieden en medewerkers, het naleven en handhaven van algemeen aanvaarde sociale, ethische en professionele normen, waaronder het tijdig, juist en duidelijk informeren van klanten en toezichthouders;
• producten, diensten en markten waarop het pensioenfonds actief is, inclusief relevante wet- en regelgeving en financiële (en actuariële) aspecten;
• beheerste en integere bedrijfsvoering, waaronder de administratieve organisatie en interne controle, de waarborging van geschiktheid en vakbekwaamheid binnen een onderneming, de zorgvuldige behandeling van klanten, het risicomanagement, de compliance en uitbesteding van werkzaamheden;
• evenwichtige en consistente besluitvorming, waarbij de belangen van klanten en andere stakeholders een centrale positie innemen.

Bij de toetsing op geschiktheid wordt rekening gehouden met de functie van de beleidsbepaler en de aard, omvang, complexiteit en het risicoprofiel van het pensioenfonds, inclusief de samenstelling en het functioneren van de beleidsbepalers tezamen. De toetsing op geschiktheid vindt daarom zowel collectief als individueel plaats.

‘Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur dat de kandidaten aan de gestelde geschiktheidseisen voldoen.’

De geschiktheidstoets kent niet het principe van eenmalige toetsing, omdat bij de geschiktheid wordt gekeken naar de specifieke functie van de (mede)beleidsbepaler, de situatie van het pensioenfonds en het collectief waarin de (mede)beleidsbepaler een rol krijgt. Dit betekent dat DNB ook na de initiële beoordeling van een (mede)beleidsbepaler (periodiek) diens geschiktheid opnieuw kan beoordelen, in het licht van eventuele veranderingen in de verdeling van functies tussen beleidsbepalers, de situatie van het fonds of het collectief van beleidsbepalers.

Checklist Goed bestuur

Do’s en dont’s voor zorgvuldig bestuur

• Goed besturen is vooruitkijken: risicobeleid is gericht op het tijdig onderkennen van risico’s en het nemen van maatregelen. Leer van het verleden en gebruik dit om beter voorbereid te zijn op de toekomst.
• Stel je als bestuur open voor een veranderende omgeving; een ‘principles based’ open benadering gaat veruit boven een ‘rules based’ afvinken van checklisten. Evalueer gehanteerde checklists en rapportages daarom steeds op hun adequaatheid en of ze nog voldoen in de gewijzigde omstandigheden.
• Stel als bestuur met elkaar principes van goed risicobeheer op; deze zijn ondersteunend aan het te voeren beleid. Belangrijke principes zijn bijvoorbeeld:
  - volledigheid: neem alle (materiële) posities en (bekende) risico’s mee (gebruik daarvoor FIRM!);
  - focus: zorg ervoor dat je de informatie krijgt die je informatiebehoefte dekt;
  - voldoende detail: zorg ervoor dat de gevraagde rapportages ook voldoende inzicht geven;
  - consistentie: waarborg consistentie van technieken en gegevensverwerking;
  - adaptief: sta open voor een veranderende omgeving en nieuwe benaderingen;
  - accuraat maar begrijpelijk: kies een benadering die zorgvuldig en praktisch is.
• Gebruik een brede risicodefinitie die niet alleen financiële risico’s omvat. Een voorbeeld vormt de FIRM-methodiek die een herkenbare basis biedt om over het hele risicospectrum risico’s op hun kans en impact te beoordelen en mitigerende maatregelen vast te stellen en te wegen. Blijf dit ook ontwikkelen: het instrumentarium voor financieel en actuarieel risicobeheer breidt zich steeds verder uit en ook operationele risico’s kunnen vaker worden gekwantificeerd. Evalueer regelmatig risicorapportages en risicodashboards zodat het bestuur over de goede stuurinformatie beschikt.
• Bewaak consistentie volgend uit service level agreements (SLA) met uitvoerings- organisatie en vermogensbeheerders en ISAE 3402 risicorapportages. Controleer of ‘in control’ statements compleet en consistent zijn. Ook de afspraken met de externe actuaris, de account en de externe adviseurs vallen hieronder. Ten aanzien van externe risico audits dienen besturen zich uitdrukkelijk met de inhoud van deze audits (de scope en de reikwijdte) bezig te houden; zonder aanvullende maatregelen is het nut van dergelijke audits beperkt als de scope en reikwijdte niet aansluiten op de overeen- gekomen dienstverlening.
• Permanente educatie en training zijn nodig; de toegenomen complexiteit en verbeterde sturingsinstrumenten brengen eisen met zich mee ten aanzien van de aansturing. Educatie en training zijn essentieel om ‘ervaren piloten’ in de cockpit van de pensioenfondsen te hebben.

Download hier de Checklist Goed Bestuur.
Opgesteld naar aanleiding van de Toolkit Governance Pensioenfondsen 2014 (herzien in 2019).

Checklist profiel Intern Toezicht

Welke kennis, vaardigheden en kenmerken van professioneel gedrag passen bij de rol van intern toezicht?

Algemeen

1. academisch denkniveau
2. diversiteit: man/vrouw, etniciteit, jong/oud
3. laatste drie jaar niet betrokken geweest bij de beleidsbepaling van het fonds
4. onafhankelijk van de beloning
5. vrij van belangenverstrengeling
6. operationele ervaring met het besturen van een organisatie
7. specifieke opleidingen i.v.m. de functie
8. voldoende beschikbaar
9. betrekt naleving van de Code in taak en rapporteert hierover in het jaarverslag
10. complementariteit, collegialiteit en diversiteit

Actuele kennis en ervaring met

1. governance
2. risicobeheer, inclusief interne beheersing
3. vermogensbeheer en beleggingen
4. asset en liability management
5. uitbesteden van werkzaamheden
6. financieel-technische en actuariële aspecten
7. relevante wet- en regelgeving
8. pensioenregelingen en –soorten
9. communicatie pensioenfonds
10. producten, diensten en werkterreinen pensioenfondsen
11. ICT
12. Administratieve organisatie
13. Besturen van een organisatie

Vaardigheden

1. analytisch vermogen
2. authentieke persoonlijkheid
3. betrokkenheid
4. besluitvaardigheid
5. communicatief vermogen
6. evenwichtig en consistente belangenafweging
7. helikopterzicht en heldere oordeelsvorming
8. leiderschap
9. omgaan met stakeholders
10. goede gesprekspartner voor het bestuur
11. toezicht houden
12. bijdrage aan effectief en slagvaardig functioneren van het fonds
13. bijdrage aan een beheerste en integere bedrijfsvoering
14. vermogen tot invloed uitoefenen op processen van besluitvorming

Professioneel gedrag

1. gezag uitstralen/senioriteit
2. integer
3. kritische houding, w.o. kritisch doorvragen
4. naleven ethische waarden
5. onafhankelijk
6. onbesproken gedrag
7. onbevooroordeeld
8. reflectief
9. sensitief
10. vertrouwelijk
11. gesprekspartner van het bestuur
12. jaarlijkse evaluatie, per drie jaar met externe

Download hier de Checklist Profiel Intern Toezicht.
Opgesteld naar aanleiding van de Toolkit Governance Pensioenfondsen 2014 (herzien in 2019).