Bestuursbureau

Pensioenfondsen bevinden zich in een dynamische, vaak internationale omgeving. Daarnaast hebben Nederlandse pensioenfondsen een bestuursmodel dat verlangt dat betrokken professionals zich inzetten om de goede werking te borgen.

Het bestuursbureau en zijn medewerkers hebben als taak om besturen, toezichthouders en verantwoordingsorganen te assisteren. Dat geldt ook voor commissies, sleutelfunctionarissen en externe betrokkenen. Bovenal houdt het bureau rekening met de belangen van de (gewezen) deelnemer en pensioengerechtigden.

Het optreden van een bestuursondersteuner kenmerkt zich door inzicht in zinvolle agendering, planmatige aanpak en coördinatie. Openheid en onpartijdigheid zit in de genen van een bestuursondersteuner, opdat elke gremium volledig vertrouwen kan stellen in de ondersteuning die wordt verleend. Een bestuursondersteuner is vlijmscherp in het onderscheiden van de rollen in het bestuursmodel.

Zijn werk is accuraat, to-the-point en hij weet de visie en standpunten van zijn opdrachtgevers perfect te vertalen in correspondentie en notities. Een bestuursondersteuner weet complexe rapportages zo samen te vatten in volledige informatie, zodat efficiënt besluiten mogelijk is en vervolgens de vastlegging daarvan accuraat – dat wil zeggen inclusief de evenwichtige afweging van belangen – plaatsvindt.

‘Bestuursbureaus zijn zich bewust van hun kennisvoorsprong en hun verantwoordelijkheid om hun kennisvoorsprong te behouden.’

Zijn kennis van governance, wet- en regelgeving, pensioen- en vermogensbeheerbeleid (vroeger, nu en straks) is boven elke twijfel verheven. De ondersteuner is een gesprekspartner op niveau voor de accountant, actuaris, sleutelfunctionarissen en compliance officer. Hij verwerft gezag zonder dat daarvoor formele bevoegdheden nodig zijn.

De bestuursondersteuner ontzorgt het bestuur, waardoor het in staat is om de eindverantwoordelijk­heid voor het fonds te dragen zonder te verzanden in operationele hectiek. Het intern toezicht is zo in staat tot reflectie en raad te komen en het verantwoordings- of belanghebbendenorgaan kan een oordeel geven over handelen, beleid, beleidskeuzes voor de toekomst en evenwichtige belangenafweging.

Checklist bestuursondersteuning

De bestuurstaken van een pensioenfonds zijn veelomvattend. Onderwerpen als communicatie naar de deelnemers, rapportage naar externe toezichthouders, risicomanagement, vermogensbeheer en pensioenadministratie zijn belangrijke en tevens zeer complexe onderwerpen waar een bestuur eindverantwoordelijk voor is. Om een kwalitatief goede uitvoering te geven aan de diverse bestuurstaken is voor een bestuur goede bestuursondersteuning belangrijk.

De wijze waarop invulling wordt gegeven aan de operationele taken van bestuursondersteuning varieert met de inrichting van de pensioenorganisatie. Hierbij mag wel als uitgangspunt worden gehanteerd dat naarmate het pensioenfonds groter is (lees: naar vermogen en/of naar aantal deelnemers) de omvang van de benodigde bestuursondersteuning toeneemt.

Bij de meest uitgebreide variant is binnen de organisatie van een pensioenfonds een bestuursbureau ingericht dat ten aanzien van bestuursondersteuning de regiefunctie heeft. De omvang van dit bestuursbureau is doorgaans ook weer gerelateerd aan de omvang van een pensioenfonds. Een bestuursbureau van een groter pensioenfonds kan bestaan uit een afdeling met eigen specialisten. Het bestuursbureau voor een middelgroot tot kleiner pensioenfonds kan een kleinere afdeling met gedeeltelijk eigen specialismen zijn of zelfs een enkele manager die zelf over de diverse competenties beschikt. Bij de lichtste variant van bestuursbediening zijn deze taken vaak gedelegeerd aan de HR manager.

Waarom achten wij dit onderwerp van belang voor de intern toezichthouder? Wij zijn van mening dat de mate waarin het bestuur operationeel wordt ondersteund, een indruk geeft van de kwaliteit van het besturen. Goede bestuursondersteuning stelt het bestuur in staat haar taken met voldoende inzicht in de organisatie en de processen aangaande het pensioenfonds naar behoren uit te voeren.

Voor een toezichthouder is het nuttig om na te gaan of de onderstaande onderwerpen door middel van bestuursondersteuning worden verzorgd. Te denken valt aan:

Deskundigheidsbevordering bestuursleden

• Faciliteren self assessment deskundigheid
• Samenstellen en eventueel uitvoeren deskundigheidsplan
• Verstrekken overzicht opleidingen en eventueel verzorgen opleidingen
• Opstellen inleesmap (nieuwe bestuursleden)
• Monitoren ontwikkelingen in de markt en bestuursleden hierover informeren
• Eventueel faciliteren naleving gedragscodes
• Beleidsvoorbereiding
• Vertalen relevante ontwikkelingen naar specifieke situatie fonds (signaleringsnotitie)
• Opstellen jaarplan fonds inclusief begroting en eventuele meerjarenplan
• Opstellen voorstellen voor de sponsor
• Beleggingsstrategieen voorstellen
• Verzorgen bestuursvoorleggers (voorgesteld besluit)
• Coördineren besluitvorming door diverse gremia
• Uitvoeringsovereenkomsten opstellen tussen de werkgever en het pensioenfonds
• Herformuleren SLA-afspraken op basis van rapportages, speerpunten bestuur en eisen uit de markt
• Verzorgen actuariële ondersteuning
• Aanpassen productparameters, product- en reglementontwikkelingen, ABTN
• Eventueel (laten) uitvoeren ALM-studies
• Eventueel verzorgen cash-flow forecasts en afstemming daarvan met vermogensbeheerder(s)
• Eventueel berekenen premie- en indexatievoorstellen
• Eventueel verzorgen actuariële berekeningen / analyse
• Verzorgen financiële administratie
• Verzorgen (groot)boekhouding
• Verzorgen geldstroombeheer
• Juridische ondersteuning
• Beheren statuten, reglementen, controleren verplichtstelling, vastleggen en verzorgen naleving bestuursbesluiten
• Toetsen bestuursvoorstellen aan wet- en regelgeving
• Eventueel voeren (ondersteuning bij) geschillen procedures
• Secretariële ondersteuning
• Voorbereiden bestuursvergaderingen, notuleren, actie- en besluitenlijst
• Verzorgen documenten en archivering
• Eventueel verzorgen secretariële ondersteuning voor bestuurscommissies en toezichthouder
• Rapportage verzorging
• Verzorgen rapportages bestuur
• Aanleveren inhoud jaarverslag en eventueel verzorgen jaarverslaglegging
• Verzorgen DNB-verslagstaten
• Eventueel consolideren van rapportages ten bate van opdrachtgevers
• Eventueel hulp bij de rapportages van de toezichthoudende instanties
• Verzorgen communicatie
• Verzorgen (externe) nieuwsbrief voor bestuur
• Onderhouden externe contacten plus eventueel perscontacten/-berichten
• Mogelijk opzetten communicatiebeleidsplan
• Voeren periodiek overleg met besturen, eventueel deelnemersraad en bestuurscommissies
• Herverzekeringsactiviteiten
• Verzorgen herverzekering (uitvoering, administratie, premiebetaling, terugvordering)
• Analyseren SLA-rapportages en opstellen verbetervoorstellen

Onderwerpen voor compliance

• Monitoring
• Verzorgen van eventuele crisis communicatie
• Eventueel inrichten portal voor bestuur
• Mogelijk coördineren klanttevredenheidsonderzoek
• Algehele naleving contracten monitoring
• Eventueel monitoren en onderhouden risicocontrol framework

Download hier de Checklist Bestuursondersteuning.
Opgesteld naar aanleiding van de Toolkit Governance Pensioenfondsen 2014 (herzien in 2019).