Intern toezicht

Het pensioenfonds is verantwoordelijk voor de inrichting van intern toezicht. Afhankelijk van de structuur, grootte of soort is dit een raad van toezicht, een niet-uitvoerend bestuurder of een visitatiecommissie.

Afhankelijk van het bestuursmodel en het soort pensioenfonds (bedrijfstak-, ondernemings- of beroepspensioenfonds) wordt het intern toezicht ingericht. Bedrijfstak­pensioenfondsen hebben een verplichte raad van toezicht of een omgekeerd gemengd model (hierna one-tier board of OTB met uitvoerend en niet-uitvoerend bestuurders, de zogenaamde UB’ers en NUB’ers).

Ondernemings­pensioenfondsen met een belegd vermogen kleiner dan 1 miljard kunnen kiezen tussen een visitatiecommissie, een raad van toezicht of een OTB. Ondernemingspensioenfondsen met een belegd vermogen boven 1 miljard kunnen kiezen tussen een raad van toezicht of een OTB.  Beroepspensioenfondsen kunnen kiezen uit een raad van toezicht, een visitatiecommissie of een omgekeerd gemengd bestuursmodel.

Leden van het intern toezicht zijn onafhankelijk, zowel in ‘appearance’, ‘state’ als ‘mind’. 

Het intern toezicht draagt bij aan een slagvaardig en effectief functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering. Naast toezicht op de bedrijfsvoering staat het intern toezicht het bestuur bij met raad. In de wet is de raad van de raad van toezicht expliciet genoemd, van de visitatiecommissie niet, maar deze geeft soms ook raad. In het OTB-model zijn de NUB’ers verantwoordelijk voor het intern toezicht en onderdeel van het bestuur.
Voor het juiste inzicht gaat het intern toezicht structureel, onderzoekend en toetsend de dialoog aan met het bestuur en stelt zich daarmee op als gesprekspartner. Het bestuur heeft een informatiebrengplicht en het intern toezicht een informatiehaalplicht. Het intern toezicht heeft de vrijheid om te spreken met wie het wil.

Het intern toezicht legt verantwoording af aan het verantwoordings- en/of belangenorgaan en vervolgens in het jaarverslag. Het betrekt daarbij de Code Pensioenfondsen en bij voorkeur ook de VITP-code. Deze verantwoording verhoogt de legitimiteit van het optreden van het intern toezicht.
Een zorgvuldige selectieprocedure, waarbij zowel bestuur als verantwoordingsorgaan betrokken zijn, moet leiden tot een juiste samenstelling van het intern toezicht.

Leden van het intern toezicht zijn onafhankelijk, zowel in ‘appearance’, ‘state’ als in ‘mind’.Naast complementaire expertise en vaardigheden is het gedrag daarbij belangrijk. Ook een divers samengesteld intern toezicht bevordert de kwaliteit. Hoe is de interactie, is er de mogelijkheid tot bijsturing en volgt eventueel interventie?

Een goed intern toezicht draagt bij aan een betere governance en een beter functionerend pensioenfonds.

Het opstellen van een toezichtvisie (hoe gaat het intern toezicht samenwerken met het bestuur?) bevordert de samenwerking tussen bestuur en intern toezicht. Daarnaast is een jaarlijkse evaluatie, zowel intern als met het bestuur, verhelderend en verbetert een evaluatie de samenwerking tussen bestuur en intern toezicht.

De voorzitter van het intern toezicht speelt een belangrijke rol: hij draagt zorg voor rolvastheid (niet op de stoel van de bestuurder gaan zitten) en zorgt voor de juiste toon van het toezicht. Hij zorgt ervoor dat het intern toezicht goed functioneert en is de belangrijke verbinding met (de voorzitter van) het bestuur. Leden van het intern toezicht zijn onafhankelijk, zowel in ‘appearance’, ‘state’ als ‘mind’. Een goed intern toezicht draagt bij aan een betere governance en een beter functionerend pensioenfonds.

Interview met Irene Vermeeren-Keijzers over Toezicht

Irene Vermeeren-Keijzers vertelt over de dubbele rol van toezicht: toezichthouden en adviseren. Advies draagt bij aan vertrouwen, maar je belangrijkste rol blijft toezichthouden. Het mag best schuren. Als toezicht moet je kritisch zijn, maar doe het wel op een geschikt moment. 

“Goed toezicht draagt bij aan goed bestuur. Advies draagt bij aan vertrouwen.”

Good practices Intern Toezicht

Hoe vervul je goed je rol als intern toezicht? In dit document leest u verschillende good practices die tot stand zijn gekomen door ervaringen van de schrijvers en een door DNB bijeengeroepen groep interne toezichthouders. 

Onderstaande practices volgen niet uit de wet, maar zijn een compilatie van ervaringen van de schrijvers van deze Toolkit en van een door DNB bijeengeroepen groep interne toezichthouders.

1. Werk aan een vertrouwensrelatie met het bestuur; dat vergroot de kans dat het werk van intern toezicht in vruchtbare aarde valt.
2. Spreek met het bestuur af dat het intern toezicht ten minste eenmaal per jaar als toehoorder een volledige bestuursvergadering zal bijwonen.
3. Voor raad van toezicht en externe leden van een auditcommissie: spreek met het bestuur af dat u de bestuursstukken (agenda en bijlagen) ‘real time’ (dus niet achteraf) zult meelezen.
4. Kwalitatief goed intern toezicht behelst niet alleen een adequate uitoefening van het intern toezicht, maar ook een adequate verslaglegging en verantwoording.
5. Doe uw huiswerk. Lees de relevante fondsstukken voordat u de gesprekken ingaat. Het tast uw gezag aan als uw gesprekspartners merken dat u vraagt naar (wat) de bekende weg (zou moeten zijn).
6. Houd het high level, zink niet weg in de details of in de rol van het bestuur.
7. Spreek altijd ook met de accountant en de actuaris, zij zijn waardevolle informatiebronnen.
8. Maak zorgvuldig onderscheid tussen individuele gesprekken en groepsgesprekken. Bepaal van tevoren welke gesprekken vertrouwelijk zullen blijven, wees daar duidelijk over tegenover uw gesprekspartners en houd u daar strikt aan.
9. Kies een geschikte locatie voor de gesprekken waar uw gesprekspartners niet worden afgeleid of gestoord.
10. Voer de gesprekken bij voorkeur met twee personen vanuit het intern toezicht. Zo worden de rollen van vragen stellen, observeren, consistentie checken beter geborgd.
11. Houd rekening met de ervaring van de te interviewen personen (zoals mediatraining) en hanteer gesprektechnieken die verdieping van het gesprek mogelijk maken (stel open vragen, herhaal gegeven antwoorden, enz.).
12. Vraag aan het eind van elk gesprek of uw gesprekspartner(s) zelf nog iets aan de orde wil(len) stellen.
13. Draag zorg voor een goede dossiervorming ter onderbouwing van de oordeelsvorming.
14. Kies een logische opbouw van het rapport, bijvoorbeeld inleiding, opdrachtomschrijving, achtergrond visiteurs, werkwijze (waaronder behandelde onderwerpen), bevindingen en aanbevelingen.
15. Maak in uw rapportage zorgvuldig onderscheid tussen feiten en meningen, en tussen observaties en aanbevelingen.
16. Zorg ervoor dat uw bevindingen en aanbevelingen concreet geformuleerd en goed onderbouwd zijn.
17. Geef in uw rapportage altijd het mandaat weer, dat het intern toezicht heeft meegekregen en eventuele deelgebieden waarop het toezicht zich in het verslagjaar heeft geconcentreerd.
18. Neem een logische opbouw van het toezichtrapport, bijvoorbeeld: inleiding, achtergrond toezichthouders, evaluatie op samenwerking en vorige toezichtronde, opdrachtomschrijving, werkwijze, behandelde onderwerpen en samenvatting.
19. Bedenk dat u zich in uw rapportage desgewenst ook kunt uitspreken over de gewenste vorm van intern toezicht.
20. Maak de follow-up, die het bestuur aan eerdere aanbevelingen van het intern toezicht heeft gegeven, altijd onderdeel van uw rapportage.
21. Geef het bestuur de gelegenheid te reageren op de conceptversie van uw rapport voordat u dat – uiteraard in een door u te bepalen vorm – vaststelt. Het haalt voor het bestuur de verrassing eruit, het geeft u de gelegenheid eventuele feitelijke onjuistheden te corrigeren en het brengt soms gevoeligheden of nuances aan het licht waar u zich nog niet van bewust was en waarmee u op deze manier in uw rapport rekening kunt houden.
22. Vraag het bestuur aan te geven welke bevindingen en aanbevelingen van het intern toezicht met welke concrete acties en tijdlijnen zullen worden aangepakt en dat ook in het jaarverslag aan te geven.

Download hier de Good Practices Intern Toezicht.

Checklist te interviewen door Intern Toezicht

Het intern toezichtorgaan dient zich voldoende te oriënteren. Alleen het bestuderen van documenten is daarvoor niet voldoende. Gesprekken met diverse bij het pensioenfonds betrokkenen is een noodzaak, waarbij de volgende opsomming een hulpmiddel kan zijn:

• alle bestuursleden (individueel of collectief) over het functioneren van het bestuur en de voorzitter van het bestuur (of een delegatie uit het bestuur) over het beleid van het fonds
• individuele bestuurders over specifieke onderwerpen of personen;
• indien van toepassing: de directeur bestuursbureau over het functioneren van het bestuur en
• het beleid van het fonds;
• de accountmanager/contactpersoon uitvoeringsorganisatie(s) (pensioenbeheer en vermogensbeheer) over de relatie met het fonds (bestuur en bestuursbureau);
• de externe accountant;
• de certificerend en adviserend actuaris;
• de compliance officer;
• de voorzitter van VO of BO, dan wel het gehele orgaan;
• de eventuele externe leden van bestuurscommissies over het functioneren van de commissie, de kwaliteit van de besluitvorming en hun oordeel over het beleid.

Download hier de Checklist Interviewen Intern Toezicht.